Tổ chức sự kiện thành công luôn là nỗi băn khoăn của người làm marketing. Việc lên ý tưởng sự kiện đã khó. Đảm bảo thông điệp sự kiện tới khách hàng trọn vẹn còn khó hơn gấp bội. Bài viết sẽ chia sẻ đến bạn các bí quyết tổ chức sự kiện thành công. Giúp bạn nâng cao hiệu quả khi làm sự kiện.
Những bí quyết tổ chức sự kiện thành công
1. Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi ra mắt sự kiện
Nhiều nhà tổ chức sự kiện xem nhẹ yếu tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch. Sau đó đã phát hiện ra rằng không còn địa điểm trống cho sự kiện của họ. Bởi vậy, sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức. Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục. Để địa điểm của bạn không “đột ngột” bị ai đấy lấy mất. Với sự kiện ngoài trời, việc duy nhất với công ty cho thuê địa điểm về những giúp đỡ và hỗ trợ. Khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng nhé!
2. Bí quyết tổ chức sự kiện: Mọi tranh luận nên xảy ra trước khi hoàn thiện kế hoạch
Điều tối kỵ khi làm sự kiện là chỉnh sửa kế hoạch. Hãy dành ⅓ thời gian để lên kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Hãy bàn cãi để đưa ra ý tưởng tốt nhất. Hạn chế thay đổi khi chiến lược được tiến hành.
Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng sẽ phải đánh đổi bằng chi phí và thời gian – 2 yếu tố cực kỳ quan trọng khi tổ chức
Xem thêm:Cập nhật nhiều hình ảnh tik tok Trung Quốc vẽ tranh cute
3. Bí quyết tổ chức sự kiện: Phát triển kế hoạch và hành động theo nó
Đặt ra mục đích mà bạn mong muốn đạt được. Và cam kết mọi phương thức tổ chức sự kiện của bạn bám sát chiến lược để dẫn đến mục đích bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ. Ai là người có nhiệm vụ và deadline cho công việc đấy là bao giờ. Bạn cần duy trì song song một chiến lược trù bị. Cho những trường hợp xấu nhất xuất hiện như thời tiết chỉnh sửa, diễn giả đến muộn v.v… Để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
4. Bí quyết tổ chức sự kiện: Hãy đầu tư cho thư mời
Ấn tượng đầu tiên luôn là quan trọng nhất. Hãy cho khách mời thấy được sự chuyên nghiệp.
Thư mời tối thiểu nên có những thông tin sau:
- Người nhận
- Người gửi
- Thông tin tóm lược
- Địa điểm
- Thời gian
- Các chú ý trọng yếu
Và một điều cực kỳ quan trọng: Bất kể sự kiện doanh nghiệp định tổ chức là gì, thiệp mời phải được thiết kế đẹp nhất có thể. Diện mạo của thư mời cũng nên đưa cho người tham gia. Gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ. Ví dụ như những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự.
5. Làm việc thông minh sẽ hiệu quả hơn là chăm chỉ
Bạn hãy lưu giữ và theo dõi nội dung người tham dự vào một tệp Excel (bao gồm tên phong phú, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…). Để trước sự kiện, bạn có thể dùng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cám ơn để gởi cho họ.
Tránh nhập lại nội dung giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên.
6. Bí quyết tổ chức sự kiện: Chú ý những chi tiết nhỏ nhất
Lưu ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập chiến lược tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo. Và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp xúc được. Nếu có thể hãy đo đạt danh sách khách mời để tìm được điểm chung đồng nhất. Các yếu tố không thể dung hòa hãy bỏ qua.
7. Lập chiến lược dự trù
Luôn có một chiến lược dự trù cho mọi thứ. Đặc biệt, hãy liên lạc nhanh với những khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu. Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt. Hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời luôn phải đi bộ để di chuyển.
Xem thêm: Bí quyết làm tik tok vẽ tranh nghệ thuật HOT nhất
Mức độ thành công của một chương trình sự kiện thành công. Được nhận xét thông qua số lượng và những giá trị của những khách hàng mà chương trình thu hút được. Mong rằng với những bí quyết tổ chức sự kiện trong bài viết trên sẽ giúp bạn thành công.
Hồng Nhung – Tổng hợp (tham khảo:flypro, careerbuilder, cybershow,…)
